이번 정비는 1991년 4월 15일 제1대 화성군의회 개원 이후부터 현재(2025년 6월 10일)까지 생산된 영구보존 대상 회의록 336권(화성군의회 87권, 화성시의회 249권)을 대상으로 이루어졌다.

그동안 화성특례시의회의 의정기록물은 관계 법령에 따라 관리되어 왔으나, 일부 회의록에 대해서는 목록 정비 및 등록번호 관리 체계가 다소 미흡했던 점이 있었다.

이에 따라 의회는 각 회의록에 일련번호를 부여하고, 등록관리라벨을 부착하는 등 공공기록물 표준에 맞는 정비작업을 추진해 왔으며, 향후 신청사 이전과 연계한 기록물 이관 및 장기 보존체계도 함께 마련할 계획이다.

배정수 의장은 이번 조치와 관련해 “이번 기록물 정비는 단순한 문서 정리가 아니라, 30여 년에 걸친 화성시의회의 의정활동 발자취를 미래 세대에 온전히 전승하기 위한 준비”라며 “2026년 신청사 이전과 함께, 기록 행정 또한 시민의 신뢰를 받는 선진 시스템으로 도약할 수 있도록 철저히 준비하겠다”고 밝혔다.

한편, 이번 기록물 정비 실무를 담당한 의정기록팀은 “현재 전체 회의록에 대해 목록화, 일련번호 정리, 등록 관리라벨 부착 등 정비 작업을 병행하고 있으며, 향후 신청사 이관까지를 고려해 디지털화와 데이터베이스 구축 등 중장기 관리 기반도 함께 마련 중”이라고 설명했다.

이번 사업은 '지방자치법' 제84조(회의록), '지방자치법 시행령' 제56조(지방의회의 회의록 작성 및 보고), '공공기록물 관리에 관한 법률 시행령' 제20조(기록물의 등록) 등에 근거하여 추진됐으며, 지방의회의 기록유산을 시민의 자산으로 체계적으로 보존하는데 있어 중요한 전환점이 될 것으로 기대된다.